Privacybeleid

Concept. Wordt juridisch gecontroleerd vóór livegang.

Verwerkingsverantwoordelijke

The Sleeping Agency B.V., Charles Petitweg 4, 4827 HJ Breda. E-mail: welcome@thesleepingagency.com, telefoon +31 (0) 853 036 539.

Welke gegevens en waarom

  • Accountgegevens (naam, e-mail): uitvoering overeenkomst (art. 6(1)(b) AVG).
  • Order- en factuurgegevens, wettelijke bewaarplicht (art. 6(1)(c) AVG, 7 jaar fiscaal).
  • Nieuwsbrief: alleen met toestemming (art. 6(1)(a) AVG).
  • Analytische en marketingcookies: alleen na toestemming.
  • Chatberichten en offerteaanvragen: je bericht, je contactgegevens en wat je zelf in het gesprek invult.
  • Je winkelactiviteit als je bent ingelogd (welke producten je bekeek, wat je in de mand legde, welke bestellingen je plaatste): gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) AVG), zodat een medewerker je aanvraag kan beantwoorden zonder dat je alles opnieuw hoeft uit te leggen. Nooit voor aanbevelingen, kortingen of geautomatiseerde beslissingen. Je ziet deze lijst zelf onder Mijn account, Privacy, en kunt het bijhouden daar met een knop stopzetten (recht van bezwaar, art. 21 AVG).
  • Je apparaten en aanmeldingen (toestel, browser, plaats bij benadering en je IP-adres versleuteld opgeslagen): beveiliging van je account, zodat je een sessie die je niet herkent kunt zien en beëindigen. Te vinden onder Mijn account, Apparaten.

Wie krijgt je gegevens

Hieronder staan de partijen die de webshop aantoonbaar inschakelt, met per partij waarvoor.

  • The Sleeping Hub (thesleepinghub.nl): onze eigen centrale laag voor de chatbot en offerteaanvragen. Elk chatbericht en elke aanvraag uit de chat gaat hierheen. Achter die chat draait een AI-model dat je bericht verwerkt om een antwoord te geven.
  • Mollie: verwerkt de online betalingen in de webshop. Bij het afrekenen gaan het bedrag, de omschrijving en het bestelnummer naar Mollie; de betaalgegevens zelf vul je bij Mollie in.
  • Google (Tag Manager en Analytics 4): meet het gebruik van de website. Deze scripts laden pas nadat je toestemming hebt gegeven voor analytische cookies.
  • Meta (Facebook-pixel): meet het effect van advertenties. Dit script laadt pas nadat je toestemming hebt gegeven voor marketingcookies.
  • Onze eigen beeldserver: productafbeeldingen worden geladen van een server die wij zelf beheren. Je browser doet daarvoor een verzoek aan die server, waarbij je IP-adres en browsergegevens zichtbaar zijn.
  • Vercel en Supabase: de hosting van de website en de database. Alles wat de webshop opslaat staat bij hen, op servers in Londen. Zij verwerken die gegevens uitsluitend in onze opdracht.

Deze lijst is afgeleid uit de software van de webshop en noemt alleen partijen die de winkel aantoonbaar aanroept.

Doorgifte buiten de EU

De website en de database draaien bij Vercel en Supabase op servers in Londen, dus in het Verenigd Koninkrijk. Dat land ligt buiten de EU; de Europese Commissie heeft er een adequaatheidsbesluit voor genomen, wat betekent dat het beschermingsniveau daar als gelijkwaardig geldt. Geef je toestemming voor analytische of marketingcookies, dan gaan er ook gegevens naar Google en Meta, bedrijven in de Verenigde Staten, op grond van het EU-VS Data Privacy Framework. Geef je die toestemming niet, dan gebeurt dat niet.

Bewaartermijnen

  • Facturen en financiële administratie: 7 jaar, wettelijke bewaarplicht (10 jaar voor onroerende zaken en OSS).
  • Account, adressen en bestelgeschiedenis: zolang je een account hebt. Verwijder je het account, dan gaan die gegevens weg; wat wettelijk bewaard moet blijven wordt geanonimiseerd.
  • Winkelactiviteit van ingelogde klanten: 90 dagen, daarna automatisch verwijderd.
  • Anonieme bezoekcijfers: 90 dagen. Bezoeken die hangen aan het bezoekersnummer waarvoor je toestemming gaf: 180 dagen, even lang als dat cookie zelf leeft.
  • Chatgesprekken en aanvragen uit het contact- of offerteformulier: 180 dagen.
  • Bewijs van je cookiekeuze: 2 jaar, zodat we kunnen laten zien wat je gekozen hebt.
  • Afgelopen aanmeldingen in de apparatenlijst: 90 dagen nadat ze verlopen zijn. Een lopende sessie blijft staan tot je hem zelf beëindigt.

AI in de chat

De chat op deze site is een AI-assistent, geen medewerker; dat staat ook in het chatvenster zelf. De assistent draait op Gemini-modellen van Google, via Google Cloud in een regio binnen de EU. Met Google is een verwerkersovereenkomst van kracht (Cloud Data Processing Addendum): Google verwerkt de gesprekken uitsluitend in onze opdracht en gebruikt onze berichten en de antwoorden daarop niet om zijn modellen te trainen. Google kan berichten kortstondig loggen voor misbruikdetectie (maximaal 90 dagen, alleen bij een signaal en binnen de gekozen EU-regio).

Chatgesprekken bewaren we 6 maanden (180 dagen) in The Sleeping Hub, onze eigen automatiseringslaag; daarna worden ze verwijderd of geanonimiseerd. Leidt een gesprek tot een offerte of bestelling, dan bewaren we die offerte of bestelling 7 jaar op grond van de fiscale bewaarplicht.

We nemen geen besluiten over jou die uitsluitend door AI worden genomen en die rechtsgevolgen hebben of je anderszins aanmerkelijk treffen. Of een aanvraag doorgaat en welke offerte je krijgt, beslist een medewerker; prijzen en voorwaarden in de webshop volgen vaste regels, geen AI-oordeel.

Meer over hoe wij AI gebruiken: thesleepingagency.com/ai / AI in de webshop

Uw rechten

Inzage, rectificatie, verwijdering, dataportabiliteit en bezwaar. Verzoeken worden binnen één maand behandeld. Neem contact op via uw account of per e-mail. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.